初めて従業員を雇うときに必要な会社の手続き・準備
- 智史 長谷川
- 8月27日
- 読了時間: 4分
「そろそろ従業員を雇いたい。でも、どんな準備や手続きが必要なのか不安…」
初めての採用では、社会保険や税務署への届出だけでなく、雇用契約書や労務管理の体制整備など、会社として行うべきことが数多くあります。
本記事では 、会社が対応すべき準備・手続きをまとめました。
記事要約
本記事では、初めて従業員を雇う際に必要な「会社がすべきこと」を整理しています。
採用前に整えるべき社内ルール（雇用契約書・就業規則・給与規程）
採用後に必要な届出（労働保険・社会保険・税務）
実務上の体制整備（給与計算・勤怠管理・労務トラブル防止）
会社の必要手続き
1. 採用前に整えるべきこと
1-1 雇用契約書の作成
労働基準法では、賃金・労働時間・休日などの労働条件を書面で明示する義務があります。
労働条件通知書（必須事項：契約期間・勤務地・業務内容・賃金・労働時間・休暇）
雇用契約書（双方署名捺印）として兼用するとトラブル防止に有効。
1-2 就業規則の整備
常時10人以上の従業員を雇う場合は、就業規則を作成し労基署へ届け出る必要があります。
10人未満でも「ルールを文書化」しておくとトラブル回避につながります。
1-3 36協定の締結・届出
時間外労働や休日労働をさせる場合は、労使協定（36協定）を締結し労基署に届出が必要。
＜会社が入社前に用意する主な書類＞
雇用契約書・労働条件通知書
扶養控除等申告書
健康保険被扶養者異動届・国民年金第3号被保険者届（扶養者がいる場合）
採用通知書（内定通知書）
入社誓約書
＜入社する従業員が用意する主な書類＞
雇用保険被保険者証番号（過去に雇用保険加入履歴がある場合）
基礎年金番号
給与振込先の口座情報
源泉徴収票（前職がある場合）
マイナンバー
2. 採用後に必要な届出
2-1 労働保険（労災・雇用保険）
労災保険：「労働保険関係成立届」を労基署へ。
雇用保険：「雇用保険適用事業所設置届」「被保険者資格取得届」をハローワークへ。
＜雇用保険の加入条件＞※労災保険は下記にかかわらず要加入
週の所定労働時間が20時間以上、かつ31日以上継続して雇用される見込みがある人
2-2 社会保険（健康保険・厚生年金）
法人は原則必須。個人事業主は「常時5人以上」の場合。
「健康保険・厚生年金保険新規適用届」「資格取得届」を年金事務所へ。
＜社会保険の加入条件＞
一般労働者…所定労働時間・所定労働日数が正社員の4分の3以上、かつ、契約期間が2ヶ月以上の人
短時間労働者…下記要件すべてを満たす人
・週の所定労働時間が20時間以上
・賃金が月額8.8万円以上
・学生以外（定時制や夜学等を除く）
・2ヶ月以上継続して雇用が見込まれる
・従業員が51人以上の事業所
2-3 税務署関連
「給与支払事務所等の開設届出書」 → 1か月以内に税務署へ。
源泉徴収のため、給与から所得税を天引き → 翌月10日までに納付。
「源泉所得税の納期特例の承認に関する申請書」を提出すると、半年ごと納付にできて小規模事業者に便利。
2-4 法定三帳簿
「労働者名簿」「賃金台帳」「出勤簿」を作成する
3. 実務体制の整備
3-1 給与計算の仕組み
給与計算ソフト（例：freee人事労務）で社会保険料や源泉税を自動計算。
手作業はミスが多いため、必ずシステムを導入する。
3-2 勤怠管理
出勤簿・タイムカード・クラウド勤怠システムを導入。
労働時間の記録は「未払い残業」トラブル防止の必須ポイント。
3-3 社会保険料・税金の納付フロー
社会保険料 → 翌月末までに納付（銀行口座引落しが便利）。
源泉所得税 → 翌月10日（納期特例なら年2回）。
4. 従業員との関係を整える仕組み
4-1 安全衛生管理
常時50人以上の事業所は産業医の選任義務あり。
小規模でも「職場の安全配慮義務」を果たすため、労災対応や職場環境整備が重要。
4-2 給与明細の交付
電子交付も可能。給与の透明性を保ち、信頼関係を築く。
4-3 マイナンバー管理
給与支払いや社会保険届出でマイナンバーを扱うため、適切な管理を実施できるように準備する。
手続き対応のヒント
リスト化して抜け漏れ防止
雇用契約・労務ルール・保険加入・税務手続きを一覧化し、期限をカレンダー管理。
人事労務freee等のクラウドシステム活用
給与計算・勤怠・社会保険手続きを一元管理して業務効率化。またマイナンバー管理もシステムで安全に管理。
専門家に初期相談
社会保険労務士や税理士に初期相談し、最初のフローを整備することで自走可能に。
まとめ
初めて従業員を雇うとき、会社がすべきことは「書類の提出」だけではありません。
採用前の準備：雇用契約書、就業規則、36協定
採用後の届出：労働保険・社会保険・税務署への手続き
実務体制の整備：給与計算、勤怠管理、マイナンバー対応
この流れを押さえておけば、安心して雇用をスタートできます。